wtorek, 29 kwietnia 2014

Meeting – Jak się zachowywać

Prawie w każdej firmie odbywają się meetingi: raz w miesiącu, raz w tygodniu, z kolegami z pracy czy też z klientami. Spotkanie można zorganizować na początku dnia aby zaplanować podział zajęć, lub wieczorem aby przedyskutować dotychczasowe osiągnięcia. Celem meetingów jest lepsza wydajność całego zespołu. Niektórze uważają jednak, że takie rozmowy to strata czasu. Podczas meetingów z klientami wygląd i zachowanie jest bardzo ważne!



Zaproszenie na Meeting
Jeśli zapraszasz kolegów z pracy czy też partnerów na Meeting powinneś zatroszczyć się o elektroniczne zaroszenie drogą meilową z dokładnymi informacjami gdzie odbywa się spotkanie, o której godzinie, jak długo będzie trwać i co będzie glównym tematem rozmów. Jeśli data spotkania została zaplanowana telefonicznie, wyślij jeszcze raz zaproszenie E-Mailem do wszystkich uczestników meetingu. To Ty zostałeś zaproszony do uczestniczenia w spotkaniu – potwierdź lub odmów przyjście aby organizator mógł liczyć się z Twoją (nie)obecnością.

Przygotowanie
Zatroszcz się o to aby wszystkie potrzebne materiały i dokumenty były przygotowane przed spotkaniem. Warto jest również wcześniej sprawdzić projektor lub upewnić się czy kolorowe pisaki do pisania na tablicy jeszcze są dobre. Przygotuj wystraczającą ilość kserokopii na wypadek jeśli ktoś chciałby bliżej zapoznać się z omówionymi materiałami. Kawa, herbata lub małe przekąski będą mile widziane szczególnie gdy meeting zaplanowany jest na dłużej niż 1.5 godziny.

Wizytówki
Dobrą radą jest noszenie zawsze przy sobie wizytówek, co ułatwia szybką wymianę kontaktów z nowymi pracownikami bądź klientami. Powinny być one aktualne, czyste i nie zgniecione. Jeśli ktoś wręczy Ci wizytówkę, z grzeczności powinno się jej chwilę przyjrzeć, a nie od razu schować do kieszeni. Zapisywanie krótkich notatek na wizytówce lub jej zlożenie nie jest mile widziane.

Punktualność
Będź zawsze punktualny, w przeciwnym wypadku kradniesz swoim kolegom lub klientom cenny czas. Niepunktualność jest również znakiem niezorganizowania i rozkojarzenia. Jeśli jednak nie możesz dotrzeć punktualnie na umówione spotkanie, zadzwoń i uprzedź o tym innych. Gdy wejdziesz spóźniony na salę podczas trwania meetingu, postaraj się uczynić to jak najciszej i koniecznie powiedz „przepraszam“.

Telefon komórkowy
Telefon powinnien zostać wyłączony lub wyciszony podczas całego trwania spotkania bądź prezentacji. Odbieranie telefonów podczas meetingów jest bardzo niestosowne. Jeśli jednak oczekujemy bardzo ważnego telefonu, a rozmowy tej nie da przesunąć się na inny termin, powiadom o tym wcześniej organizatora spotkania. Następnie możesz opuścić  meeting bez jakichkolwiek komentarzy.

Kultura dialogu
Jako organizator spotkania nie powinneś udzielać zbyt długich monologów. Może to znudzić Twoich kolegów i rozproszyć ich uwagę. Skoncentruj się na najistotniejszych faktach. Jako uczestnik spotkania spisuj najważniejsze punkty aby później wyrazić swoje zdanie podczas dyskusji. Jeśli temat spotkania jest zbyt rozwiły, stwórz grupy które podzielą się zadaniami, a wyniki zaprezentują na następnym meetingu.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz