poniedziałek, 27 czerwca 2016

Wiadomości E-mail na co dzień – jak efektywnie rozporządzać pocztą

Internet spełnia w naszym życiu coraz większą rolę. Używamy go w wielu sytuacjach i spełnia w nich sporo funkcji. Również komunikacyjną. Wysyłanie maili jest szybkie, pozwala na porozumiewanie się zarówno na gruncie prywatnym jak i zawodowym. Maile pozwalają na przesyłanie wiadomości tekstowej jak również linków, obrazów czy dźwięków. Codziennie spora ilość maili może przepełnić skrzynkę odbiorczą przez co trudniej jest wyszukać te najważniejsze wiadomości. Poniżej przedstawiamy parę wskazówek na to, jak poradzić sobie z nawałem elektronicznej poczty.

 



1. Posortuj swoje wiadomości. Możesz to zrobić według daty lub nazwy. Jeśli istnieje taka możliwość utwórz foldery/katalogi, którym podporządkujesz dane wiadomości. W ten sposób będzie Ci łatwiej odnaleźć zagubione maile i po kategorii szybko odnaleźć potrzebny wątek.

2. Odczytuje maile w regularnych odstępach czasowych. Staraj się aby przeglądać pocztę co najmniej raz na dwa dni – w ten sposób będziesz mógł być na bieżąco z wiadomościami i nic nie ucieknie twojej uwadze.

3. Ogranicz Newslettery. Często zapisujemy się do różnych portali które oferują usługę przesyłania newsletterów, niejednokrotnie są to ważne i ciekawe informacje. Jeśli jednak łapiesz się na tym, że piąty z kolei newsletter trafia nieprzeczytany prosto do kosza, to znacznie lepiej jest po prostu zrezygnować z subskrypcji. Szybko okaże się że nagle w twojej skrzynce jest o wiele mniej nowych wiadomości.

4. Oznacz najważniejsze maile, w ten sposób nie zapomnisz odpisać na najważniejsze wiadomości. Jeśli w danej chwili nie masz czasu na odpisywanie lub chcesz to zadanie przełożyć na później – oznacz wiadomość jako priorytetową – będziesz mógł do niej wrócić w każdym momencie.

5. Utwórz archiwum wiadomości -  będziesz mógł przetrzymywać tam maile, które nie są już aktualne, ale być może jeszcze kiedyś będzie trzeba do nich powrócić. Wszystkie inne niepotrzebne maile możesz usunąć po dokładnym przeanalizowaniu ich użyteczności.

6. Sformułuj swoje wiadomości krótko i zwięźle. Czytaj swoje maile przed wysłaniem i sprawdź dokładnie czy adresat jest poprawny. Dzięki temu bardzo prawdopodobne jest, że odpowiedź na maila również będzie krótka i na temat.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz